30 秒重點
- 最討厭的工作不一定最值得優化，1 個月只做 1 次的事，改了也省不了多少
- 用 3 個面向打分：頻率 × 耗時 × 重複度，各 1 到 5 分
- 總分最高的那一件，通常是回覆常見問題這類每天都在發生的小事
- 改善 1 次，後面每 1 次都替你省時間
- 算出 Before 與 After，你會發現每次省 25 分鐘，一年可能超過 60 小時
- 速度不是唯一指標，還要看品質有沒有下降、錯誤有沒有變多、維護成本多不多
很多人想提高效率時，會先從我最討厭做的事情開始。但討厭跟值得優化是兩回事。
例如報帳很煩，但 1 個月只做 1 次，每次 20 分鐘。另一件你不討厭的事，例如每天整理資料 20 分鐘，1 個月工作 22 天就是 440 分鐘，已經超過 7 小時。
用 3 個面向打分
頻率：這件事多久出現 1 次？
- 1 分：很少發生
- 5 分：幾乎每天發生
耗時：每次要花多少時間？
- 1 分：幾分鐘
- 5 分：非常耗時
重複度：每次做法有多像？
- 1 分：每次狀況完全不同
- 5 分：幾乎照同樣步驟做
3 項分數相乘或相加都可以，重點是拉開差距。總分最高的那一件，就是你的第 1 個目標。
為什麼通常是那些小事？
因為高頻率加上高重複度的工作，改善 1 次之後，後面每 1 次都會替你省時間。
常見的第 1 名有這幾種：回覆常見問題、整理固定資料、每週製作同一份報表、把資料從一個地方搬到另一個地方。
不確定哪些工作最花時間？先記錄 1 週
如果你連自己在花時間做什麼都說不出來，先記錄 1 週，只要 4 欄：
| 工作名稱 | 1 次多久 | 1 週幾次 | 每週總耗時 |
|---|---|---|---|
| 回覆常見問題 | 10 分鐘 | 15 次 | 150 分鐘 |
| 整理資料 | 40 分鐘 | 3 次 | 120 分鐘 |
記錄完你大概就會知道答案，通常跟你原本以為的不一樣。
改完之後，實際算一次拿回多少時間
假設原本整理資料 1 次 40 分鐘，每週做 3 次：
- Before：40 × 3 = 120 分鐘／週
- After：改完流程後 1 次 15 分鐘，15 × 3 = 45 分鐘／週
- 每週省下：120 − 45 = 75 分鐘
1 年做 50 週：75 × 50 = 3,750 分鐘，大約 62.5 小時。
一個看起來只省 25 分鐘的小改善，1 年可能就替你拿回超過 60 小時。
但速度不是唯一指標
改完之後還要確認 4 件事：
- 品質有沒有下降？
- 錯誤有沒有變多？
- 是不是反而多了維護工作？
- 你自己有沒有真的比較輕鬆？
例如一套自動化看起來省 30 分鐘，但每週壞 1 次、每次修 1 小時，那它未必值得。
效率的公式是：時間更少＋品質維持＋錯誤可控。
最後還要回答一個問題
你省下來的時間要拿去做什麼？
如果省下 1 小時，結果又塞 3 件沒必要的工作進去，你還是會很忙。把時間重新放到第 2 份事業、更重要的客戶、產品、內容，或者休息，這才是真的把時間拿回來。
常見問題
3 個面向的分數要怎麼加權？
一開始不用想太複雜，3 項相加就好。如果你的工作裡有一項特別突出，例如每天都要做，可以讓頻率占比高一點。
我每件事分數都差不多怎麼辦？
那就選重複度最高的那件。重複度高代表步驟固定，最容易做成模板或交給 AI。
一次可以優化幾件？
先做 1 件。做完整條流程、算出實際省下的時間，再換下一件。同時開 3 條通常 3 條都做不完。
如果你想要的是一套固定的判斷順序，可以看把重複工作變成固定流程的五步法。
想跟著一步步練習，可以免費加入下班後一人公司 Skool 社群，把時間拿回來這門課裡有練習可以做完拿到社群討論。
