30 秒重點
- 會不會成立，看你的成交流程有多少步驟、要不要自動寄信、有幾個人一起用。1 人到小團隊多半成立，需要大量自動外聯的多半不成立。
- Notion 做得到：客戶名單、跟進紀錄、階段管理、報價與專案關聯、自訂視圖。
- Notion 做不到或很勉強：大量自動寄信、通話與簡訊紀錄、複雜的權限切分、跨層級的統計。
- 免費方案只能建立 Slack 通知這 1 種自動化，其他自動化要付費方案。而且寄信只支援連接 Gmail 帳號寄出。
- 判斷方法：先寫出你的成交流程，再看有幾步需要系統自動做。需要自動做的步驟越多，Notion 越不划算。
這題我被問過很多次，也自己做過。我現在用 Notion 管自己的客戶名單與跟進紀錄，所以下面講的優缺點都是實際用過之後的判斷。
先講結論：Notion 很適合當成你的客戶資料與跟進紀錄的家，不太適合當成自動外聯的引擎。 這兩件事差很多，而多數人糾結的其實是後者。
Notion 做得到的 4 件事
| 能力 | 實際上長什麼樣 |
|---|---|
| 客戶名單 | 1 個客戶 1 筆，每筆都是可以往下寫的頁面，合約、備註、附件都放得下 |
| 跟進紀錄 | 每次聯絡開 1 筆，關聯回客戶，之後從客戶頁面就看得到完整時間軸 |
| 階段管理 | 用狀態欄位分成初談、報價、追蹤、成交、結案，再用看板檢視拖拉 |
| 跟專案與報價串起來 | 客戶關聯到專案、專案關聯到報價，資料只有 1 份 |
最後那一項是 Notion 相對一般 CRM 的真正優勢：你的客戶資料跟你的工作內容在同 1 個地方。用一般 CRM 的人，通常得在 CRM 跟專案工具之間來回複製。
Notion 做不到或很勉強的 4 件事
1. 大量自動寄信
資料庫自動化支援的動作包含編輯屬性、新增頁面、發送通知、發送 Webhook、Slack 通知，以及透過你連接的 Gmail 帳號寄信。
這代表兩件事：寄信是綁在你個人的 Gmail 上，而且免費方案只能建立 Slack 通知這 1 種自動化，其他自動化都要付費方案。
所以如果你的業務模式是每天發幾百封開發信、需要退訂管理與開信率追蹤，Notion 不是做這件事的工具。
2. 通話與簡訊紀錄
一般 CRM 會自動記錄通話時間、錄音、簡訊往來。Notion 沒有這一層，全部要手動輸入。
如果你的跟進主要靠電話，每通電話都要自己打字記錄，久了會放棄。
3. 複雜的權限切分
想讓每個業務只看得到自己的客戶，在 Notion 需要資料庫的頁面層級權限，而那個功能限 Business 與 Enterprise 方案。
1 個人用沒差，3 個人以上就會踩到。替代做法我寫在怎麼讓外部客戶只看到自己的那一頁。
4. 跨層級的統計
Notion 的彙總能把關聯另一邊的資料加總過來，但彙總無法疊在彙總上，Notion 給的理由是會造成意外循環。
實務上的意思是：客戶底下的專案、專案底下的報價，你想一路加總到客戶那一層看總業績，這條路走不通。要嘛改架構，要嘛接外部工具算。
不確定自己的成交流程適不適合搬進 Notion，可以填這份Notion 需求表單，我會看你的跟進方式與團隊規模，評估這套做起來划不划算。
3 個問題，問完就知道適不適合
1. 你的跟進主要靠什麼？ 主要靠見面、訊息、手動記錄，Notion 成立。主要靠大量自動寄信與電話外撥，Notion 不成立。
2. 幾個人要用？ 1 到 2 個人，Notion 很好用。3 個人以上而且彼此不該看到對方的客戶，先確認你的方案有沒有頁面層級權限。
3. 你需要系統自動做幾件事？ 需要自動做的步驟越多，你會越常在 Notion 之外補工具，最後變成維護 3 套東西。這種情況直接用現成 CRM 比較省。
決定要做的話，最小可用架構
不要一開始就設計 8 個資料庫。從 2 個開始：
- 客戶：名稱、階段、來源、聯絡方式、下次跟進日期。
- 互動紀錄：日期、類型、內容摘要，關聯回客戶。
先跑 2 週。真的覺得少了什麼，再加第 3 個。多數人的問題是一開始就開太多，我把判斷方式寫在該新增資料庫還是加欄位。
下次跟進日期那個欄位很關鍵，因為它讓你可以做 1 個只顯示今天該聯絡誰的檢視。CRM 真正每天在用的畫面就是這個，其他都是附加的。
什麼時候該換掉
出現下面任何 1 個訊號，就代表 Notion 這一層已經到頂：
- 你每天花在手動輸入跟進紀錄的時間超過 15 分鐘
- 你開始需要開信率、回覆率這種指標
- 團隊裡有人不該看到某些客戶，而你的方案做不到
- 你已經接了 2 個以上的外部工具來補 Notion 的不足
前 3 個是功能問題，最後 1 個是成本問題。維護 3 套工具的力氣，通常比直接換 1 套專用 CRM 還多。
📌 資料來源：Notion 官方說明〈資料庫自動化〉、〈分享與權限〉、〈關聯與彙總〉。最後確認日期：2026-09-20。方案功能會調整，實際操作前建議再對照 1 次官方頁面與定價頁。
如果你已經在用 Notion 管客戶，但覺得越用越亂，可以填這份Notion 需求表單，我會看你目前的架構與跟進流程，評估該補強還是該重新設計。
